DEFINISI ERP
ERP merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan (O‟Brien, 2005).
ERP merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan (O‟Brien, 2005).
ERP adalah sebuah sistem informasi
perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi
dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP
didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular.
ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu
perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
Tujuan sistem ERP adalah untuk
mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software
yang ada dalam organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk:
- Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
- Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
- Menghasilkan informasi yang real-time
- Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
PERKEMBANGAN ERP
Dalam perkembangan ERP tidak
terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi (manufacturing) itu sendiri.
Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin banyak yang akan
berguna bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanaan maupun pengambil
keputusan. Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan
mengembangkan dari sistem yang telah lahir sebelumnya, hal tersebut terlihat
pada Gambar 2.
- Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
- Tahap II: Close-Loop MRP, merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan
- Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
- Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP), merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah
- Tahap V: Extended ERP (ERP II) Merupakan perkembangan dari ERP
Tahun 1970-an merupakan konsep awal
dari ERP dengan adanya MRP (Material Requirements Planning), sistem ini
meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan. Tahun
1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning), yang
memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan
sumber daya untuk proses produksi. Tahun 1990-an perkembangan ERP mulai pesat,
awal dari perkembangan ERP dumulai Tahun 1972 dengan dipelopori oleh 5 karyawan
IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP yang berfungsi untuk menyatukan
solusi bisnis. Pada dasarnya ERP adalah penambahan module keuangan pada MRP II,
sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya.
MANFAAT DAN KELEMAHAN ERP
Teknologi enterprise resources
planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi
logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi
lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk
mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan
mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.
Fan et, al dalam Yusuf, et al.
(2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat
membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat
mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi
cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta
berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. Sedangkan Leon (2005)
menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time,
pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang
lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas,
pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik,
peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan
Teori yang disampaikan Gargeya dan
Brady (2005) menyatakan bahwa ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor
kegagalan antara lain: pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses
atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; kedua,
keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor;
ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada
perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari
cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen
beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu
dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima,
merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk
menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam,
pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan
dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.
Disamping banyak keuntungan yang
diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan.
Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.
1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.
PENDEKATAN IMPLEMENTASI ERP
Penerapan ERP pada perusahaan akan memperoleh keuntungan berupa perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Menciptakan perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam persaingan bisnis yang semakin ketat.
Implikasi ERP pada perusahaan sangat di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi juga didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :
a. Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
b. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
c. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
d. Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.
e. Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.
Penerapan ERP pada perusahaan akan memperoleh keuntungan berupa perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Menciptakan perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam persaingan bisnis yang semakin ketat.
Implikasi ERP pada perusahaan sangat di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi juga didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :
a. Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
b. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
c. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
d. Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.
e. Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.
Dalam implementasi ERP terdapat beberapa pendekatan yang
dapat digunakan diantaranya :
1. The Big Bang
Yaitu strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.
1. The Big Bang
Yaitu strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.
2. Step-by-step (Phased Approach)
Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan dating akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani.
Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.
Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan dating akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani.
Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.
3. Small Bang (Pilot Approach)
Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang. Kekurangannya adalah membutuhkan banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antar site.
Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang. Kekurangannya adalah membutuhkan banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antar site.
Tanda-tanda
kegagalan ERP
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh
adanya hal-hal sebagai berikut:
- Kurangnya komitmen top management
- Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis)
- Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
- Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
- Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
- Kesalahan penghitungan waktu implementasi
- Tidak cocoknya software dgn business process
- Kurangnya training dan pembelajaran
- Cacatnya project design & management
- Kurangnya komunikasi
- Saran penghematan yang menyesatkan
Software
ERP
Beikut adalah software ERP yang saat
ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source
- Acumatica
- Dynamics AX
- Compiere
- Averill AllStock
- ORACLE
- JDE
- BAAN
- MFGPro
- Protean
- Magic
- aLTiUs
- SAP
- Onesoft
- IFS
- AGRESSO
- INTACS
- BOSERP
- EuClid System
- Mincom Ellipse
- Axapta
- SPIN - Datadigi Indonesia
- WD ERP-SYS
- IES
- Orlansoft
- Sisinusa
- Colibris Indonesia
- OpenERP
- BizBoss
- Microsoft Dynamics NAV
Keuntungan penggunaan ERP
1. mengapa kita perlu ERP ; karena banyak berbagai keuntungan semisal di bawah ini;Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baikStandarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produkStandarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-bed]]Keuntungan yg bisa diukur
- Penurunan inventori
- Penurunan tenaga kerja secara total
- Peningkatan service level
- Peningkatan kontrol keuangan
- Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar